登場以来、業務効率化を目的に導入企業も増えているChatGPT。

自社での採用を検討しており、「具体的にどのような活用例があるのか」など気になっている方もいるでしょう。

当コラムでは、ChatGPTを活用した業務効率化の事例について詳しく紹介。

また、ChatGPT使用時に注意すべき点についても併せて解説します。

ぜひ参考にしてください。

ChatGPT活用で業務効率化できる事例15選　

ここでは、ChatGPT活用で業務を効率化できる事例について、以下の15例を紹介します。

• ブログやメルマガなどの文章作成
• 議事録や論文などの文章要約
• 英文などの文章翻訳
• 文章の添削・校正
• ビジネスメールの文面作成
• スピーチのスクリプト作成
• 業務マニュアルの作成
• リサーチ業務
• FAQの作成
• 出力形式や表現形式の変換
• 企画のアイデア出し
• キャッチコピーやタイトルの作成
• SNSの投稿内容作成
• 表計算ソフトの関数作成
• プログラミングコードの作成・チェック

ブログやメルマガなどの文章作成

ChatGPTは自社メディアのブログやメールマガジンの文章作成に活用できます。

プロンプトによっては、SEOに配慮させることや想定読者に合わせた文章作成も可能。

「オウンドメディアを立ち上げたいが社内にライターがいない」といった場合でも大きなコストや手間をかけることなくプロジェクトを進められるでしょう。

議事録や論文などの文章要約

議事録や論文などの文章を要約する際にはChatGPTが使えます。

例えば長い議事録の内容をChatGPTに読み込ませ、「要約して」などと指示を与えると、要点だけをピックアップしてまとめてくれます。

さらに、文章だけでなく動画の要点抽出も可能。

編集前の長尺の会議録などから重要なシーンのみをピックアップ・文章にまとめるといった作業も簡単です。

英文などの文章翻訳

ChatGPTは現状で80か国以上の言語に対応しており、英文など文章の翻訳にも使えます。

場合によっては、市販の翻訳ソフトより優れた翻訳精度を発揮することも。

海外向けのカスタマーサポートやメール対応、リサーチなど多方面に役立ちます。

また、「類似表現を5つ挙げて」「イディオムを挙げて」など、辞書的な活用も可能です。

文章の添削・校正

文章を添削・校正したい時にはChatGPTが使えます。

メールや企画書、マニュアルなど、「絶対に間違えられない文章」がビジネスシーンにはつきもの。

提出前にChatGPTを通せば、誤字脱字や文法ミスなどを事前に修正できます。

人間の目によるダブルチェックの手間が省けるだけでなく、より正確な文章を作成できるでしょう。

ビジネスメールの文面作成

ChatGPTはビジネスメールの文面作成に使えます。

代表的な活用方法が、「テンプレートの作成」です。

依頼や謝罪、督促など、ビジネスメールとして適切な「型」が要件ごとに一瞬で作れます。

さらに、本文がうまく書けない場合は返信文自体をChatGPTに考えてもらうことも可能。

相手のメール内容を読み込ませ、「了解の返信をしてください」「期限延長の交渉をしてください」などとプロンプトを入力してみましょう。

スピーチのスクリプト作成

スピーチのスクリプト作成で行き詰まった時、ChatGPTなら即座に原稿を考えてくれます。

冠婚葬祭やプレゼンテーション、講演会といったシチュエーション指定はもちろん、「1,000字程度で」「5分に収まるくらいに」といったオーダーも可能です。

シーンに合わせたスピーチ内容の考案は難しいもの。

「何を話せばいいかわからない」という時、ChatGPTは強力な味方となるでしょう。

業務マニュアルの作成

業務マニュアルの作成にChatGPTを使う例もあります。

業務の品質維持のために欠かせない業務マニュアルですが、正確で網羅性の高いマニュアルの作成はベテラン社員でも至難の業。

「何から書き始めるべきか」「どうまとめたらいいかわからない」といった状況で、ChatGPTならたたき台となる原稿をすぐに作ってくれます。

出力結果をもとに加筆・調整を繰り返すことで、完成度の高いマニュアルができるでしょう。

ブラウザ上の操作を自動記録してマニュアル化してくれる「AIサジェスト」機能も併用するとより便利です。

リサーチ業務

ChatGPTはリサーチ業務に役立ちます。

例えば、新規参入を予定している市場に関する調査を効率よく実施したい場合、最初に現状の市場規模や参入時のポイントなどの概要をChatGPTに質問してみましょう。

回答はグラフや表での表示も可能なため、プレゼンテーション資料などにも活用できます。

ChatGPTの回答には誤情報が含まれることもあるため、概要を掴んだら詳細は自分で調べるなどの使い分けを行うとより効率的です。

FAQの作成

ChatGPTを使えば、FAQへの回答作成をサポートしてもらえます。

ECサイトの概要や商品情報、過去の問い合わせ履歴などを学習させれば、最適なFAQを自動生成。

フィードバックなどを使って学習を進め、チャットボットとしてカスタマーサポートに活用されている活用例もあります。

出力形式や表現形式の変換

ChaGPTを使えば、既存のテキストデータの出力形式や表現形式の変換が簡単にできます。

例えば、該当文章の箇条書きや表形式への変換などです。

テキストの視認性を高める工夫をしたい・企画書でもう少しわかりやすく表現したいといった時に最適です。

企画のアイデア出し

ChatGPTは商品やサービス企画のアイデア出しに力を発揮します。

さまざまな条件を考慮しながら新たなアイデアを複数出すことは、その道のプロでも難しいもの。

ChatGPTを導入していれば、最適なアイデアを短時間で多数提示してもらえます。

プロンプト入力の際には、具体的な情報を入力することでアイデアの精度をあげることも可能。

商品の特徴やターゲット、実施時期などの条件を含めて指示してみましょう。

キャッチコピーやタイトルの作成

キャッチコピーやタイトルの作成にChatGPTを使用する例もあります。

キャッチコピー・タイトルは、顧客に興味を持ってもらうための最初のファクター。

インパクトのある魅力的な文言がうまく思いつかない時、ChatGPTなら候補をいくつも提示してくれるでしょう。

もちろん、「フォーマルに」「ポップに」「10文字以内で」など、より細かい指定も可能です。

SNSの投稿内容作成

ChatGPTをSNSの投稿内容の作成に活用する場合もあります。

文字数や文体の指定を行うことで、各SNSの規定に合わせた投稿を簡単に作れるでしょう。

新商品やサービスを紹介したいといった時にはもちろん、投稿ネタが見つからない時のサポートとしても活用可能。

投稿する本文だけでなく、最適なハッシュタグも一緒に提案してもらえます。

表計算ソフトの関数作成

ChatGPTでは、表計算ソフトで用いる関数作成も可能です。

ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトは多機能ですが、実行したい操作に対応する関数を自力で導き出すことはかなりの難関。

複雑な式が必要・関数の間違いがわからないといった場合に、ChatGPTなら入力すべき関数を教えてくれます。

プロンプトは「特定の数値にだけ色がつくようにしたい」など、実現したい内容を記載すればOK。

関数初心者でも表計算ソフトをより自由に使えるようになるでしょう。

プログラミングコードの作成・チェック

プログラミングコードの作成やチェックにもChatGPTは使えます。

「～を実現するためのコードを教えて」といったプロンプトで、該当のコードを提案してもらえるでしょう。

新たにコードを作る場合だけでなく、既存コードのレビューやバグの指摘も可能です。

特に長い記述を続けている場合、どこに間違いがあるのかを目視で探すことはかなりの手間。

ChatGPTを使えば、すぐにエラーの原因を特定することができるでしょう。

ChatGPTを活用する上での6つの注意点

ここでは、ChatGPTを活用するうえで注意すべき点について、以下の6項目を解説します。

• 指示内容が悪いと効率が下がる可能性がある
• 誤った情報が生成される場合がある
• 最新の情報には対応していないことがある
• ChatGPTの動作が停止するときがある
• 著作権などの法律の問題に触れるリスクがある
• 機密情報が漏洩するリスクがある

指示内容が悪いと効率が下がる可能性がある

ChatGPTを使う際、曖昧な指示出しを行うと効率が下がる可能性があります。

ChatGPTで得られる回答の質は、指示内容の精度に左右されます。

漠然とした質問・意図のわかりにくい質問では期待する回答がなかなか得られず、かえって時間がかかるといった事態になりがちです。

質問はできるだけ具体的にし、「何に回答してほしいのか」を明確にするのがベター。

「A社はどんな企業か」と漠然と質問するよりも、「A社の特徴」「主なサービス」「設立年」など、情報がほしい項目を具体的に含めた質問をするとよいでしょう。

誤った情報が生成される場合がある

ChatGPTでは、誤った情報が回答として生成される場合があります。

ChatGPTが学習元とする膨大なデータには、誤情報や誤りも含まれる可能性あるためです。

回答は鵜呑みにせず、目視でのファクトチェックを行うなどの対策を取りましょう。

業務利用の際に注意が必要なことはもちろんですが、個人発信であっても「故意に誤情報を流したのでは」などと責任を問われる恐れもありますので注意が必要です。

最新の情報には対応していないことがある

ChatGPTは原則としてWEBサイトやドキュメントの最新情報には対応していません。

新製品や最新の法改正などに関する質問には誤情報が生成される可能性が高めです。

また、同様の理由で天気や株価などリアルタイムの情報も回答できません。

ChatGPTは、特定の時点より以前に存在していた情報に基づいて回答を生成する仕組みになっています。

正確な最新情報を入手したい場合は、自分で検索して情報源をみつけましょう。

ChatGPTの動作が停止するときがある

ChatGPTは、使用中に動作が停止することがあります。

ChatGPTは世界中で利用されているため、多くのユーザーからアクセスが集中した場合は一時的に出力が遅くなったり、動作が停止したりすることがあります。

そのため、ChatGPTを業務に取り入れる場合は、「ChatGPTありき」の業務を組むべきではありません。

ChatGPTはあくまで補助ツールとして採用し、突然動作しなくなっても問題なく業務を進められるスケジューリングを心がけましょう。

著作権などの法律の問題に触れるリスクがある

ChatGPTで作成したコンテンツには、著作権法など法律の問題に触れるリスクがあることに注意が必要です。

ChatGPTはネット上に公開されている文章や画像を学習したうえで指示を実行するため、既存のコンテンツに類似したものを意図せず生成する可能性があります。

現行のChatGPTには、生成したものが他者の権利を侵害しているかどうかを判断する力はありません。

生成したものは必ず目視で確認する・コピペチェッカーを使うなどの対策を取りましょう。

機密情報が漏洩するリスクがある

ChatGPTは、使用方法によっては機密情報漏洩のリスクがあります。

ChatGPTはWEB上で多くのユーザーに使用されているため、秘匿性は低め。

機密情報を含めた質問を与えた場合、入力した情報がChatGPT内に蓄積され、他ユーザーへの回答に使われる可能性はゼロではありません。

特に、開発中の製品や作品の重要情報や、個人情報などの取り扱いには十分に注意しましょう。

まとめ

当コラムでは、ChatGPTを活用して業務を効率化する方法や活用する際の注意点について以下の内容で解説しました。

• ChatGPTで業務を効率化できる例としては、「文章の作成」「翻訳」「リサーチ」「関数やプログラミングコードの作成・チェック」などが挙げられる。
• ChatGPTを業務に取り入れる際は、「指示内容が悪いと効率が下がる」「誤情報」「最新情報への非対応」「一時的な動作停止」「著作権法への抵触」「機密情報の漏洩」などの注意点もある。

ChatGPTは日々進化を続けており、幅広い業務に活用する例が増えています。

特に、誤字脱字やプログラミングコードのバグなど、目視での発見に時間がかかるミスをチェックする際には力を発揮するでしょう。

一方で、発展途上の技術であることやWEB上のサービスという点から「情報漏洩」「著作権侵害」「誤情報の可能性」など、注意すべき点も多くあります。

優れた技術だからと過信せず、成果物のファクトチェックは欠かさず行いましょう。