近年、ChatGPTなどの生成AIの技術が急速に進化する中、「業務に生成AIを活用して、もっと効率よく仕事がしたい！」と考えている人は多いのではないでしょうか。

このコラムでは、生成AIによる業務効率化の具体的な事例8選を紹介するとともに、仕事で生成AIを活用すべき理由3選と活用する際に気をつけたい3つの注意点もあわせて解説します。

生成AIによる業務効率化事例8選

生成AIによる業務効率化の実践的な活用事例は、以下の8つです。

• 会議資料の作成
• 画像・動画のコンテンツ作成
• カスタマーサポートの自動応答
• メール文面の作成・添削
• スケジュール管理
• 会議の議事録作成
• 市場調査・分析
• プログラミングコードの生成

ChatGPTに限らず、画像・動画生成AI、コード生成AIなども含め、さまざまな業務領域での応用可能性を解説します。

会議資料の作成

生成AIは、会議で使用する資料の作成を劇的に効率化します。

プレゼンテーション資料や企画書、レポートなど、従来は時間と労力を要していた業務も、生成AIを使えば短時間で高品質に仕上げることが可能。

例えば、売上データや市場データなどを生成AIに入力すれば、自動的にグラフやチャート、スライドの作成まで対応します。

デザインに自信がない人でも、視覚的に見やすく整理された資料を簡単に作成できることが大きなメリットです。

生成AIはデータの分析だけでなく、要点を的確にまとめた説明文の作成も得意とするため、報告資料の質が向上するうえに、作成時間も大幅に短縮できます。

画像・動画のコンテンツ作成

生成AIは文章作成だけでなく、画像や動画といった視覚コンテンツの作成にも活用可能です。

「このようなイメージにしたい」

「この色合いで表現したい」

といった要望をテキストで指示するだけで、生成AIが高品質なビジュアル素材を自動生成します。

デザインや動画編集の専門スキルがなくても、魅力的な画像や動画を簡単に作成できるため、業務のスピードが格段にアップ。

外注していたコンテンツ制作を内製化できれば、コスト削減にも繋がります。

SNS投稿や広告素材、社内広報用の資料など、幅広い業務に応用可能です。

カスタマーサポートの自動応答

生成AIは、顧客対応の分野でも強力なサポートとなります。

自社のFAQデータや製品情報を学習させることで、問い合わせ内容に対し自動で適切な返答を行うことが可能です。

従来のチャットボットとは違い、生成AIは顧客の質問意図を汲み取り、柔軟かつ自然な言語で回答を生成します。

さらに24時間365日対応ができるため、人的リソースを大幅に削減できる点も大きなメリット。

例えば、世界的に有名な化粧品会社ロレアルでは、美容アドバイスアプリに生成AIを活用しています。

このアプリではチャットでユーザの相談に応じたり、画像による肌診断が可能。

加えて、自動でアドバイスや商品提案を行うことができるため、店舗に行かない顧客の購買意欲も促進できます。

生成AIによって業務効率化と顧客満足度の向上を両立させた代表的な事例です。

メール文面の作成・添削

日常業務で多くの時間を費やす「メール対応」も、生成AIによって大きく効率化されます。

挨拶文や依頼文、報告文などの定型的な文章は、簡単な入力で自動生成されるため、作成時間を短縮。

また、作成済みのメール文面の添削も可能です。

敬語や言い回しのチェック、トーンの調整などを生成AIがサポートし、読みやすく印象の良い文章に仕あげることができます。

相手に応じた文体の調整や、送信前の最終確認にも役立つため、業務のスピードと正確性の両方が向上するでしょう。

スケジュール管理

複数のメンバーがかかわるスケジュール調整も、生成AIによって効率化が可能です。

生成AIは参加者の予定をリアルタイムで把握し、最適な会議時間を自動で提案します。

さらに、予定のリマインド機能も搭載しているツールが多く、重要な会議や締切をうっかり忘れてしまうリスクも低減。

複数人のスケジュールを一括でリアルタイムに管理でき、スケジュール調整にかける時間やリマインドする時間を効率化できることが生成AIの大きなメリットです。

メールやチャットツールと連携させれば、通知の自動送信も可能。

スムーズな業務運営をサポートします。

会議の議事録作成

生成AIを活用することで、会議の音声やテキストをもとに、自動で要点をまとめた議事録を生成できます。

会議中の発言をリアルタイムで文字起こしし、重要なポイントを抜き出して整理することも可能です。

内容の要約やアクションリストの自動生成もできるため、会議後にすぐに次の業務に取りかかることができます。

生成AIによって議事録の品質が一定に保たれる点も、情報共有の精度向上に貢献するでしょう。

市場調査・分析

市場や競合に関する情報収集と分析も生成AIの得意分野です。

膨大なデータを扱う業務でも、生成AIは迅速かつ高精度に処理を行い、トレンド分析や予測を提示します。

インターネット上の公開データやSNS、報告書、ニュース記事などを自動で収集、整理できるため、従来のリサーチに比べて圧倒的に時間を短縮。

さらに、生成AIは複数のシナリオをもとにした、最適な意思決定をサポートする提案が行えるため、経営戦略の構築にも活用できるでしょう。

競合分析では、他者の動向を客観的に把握し、自社の強み・弱みを明確にしたうえで、競争優位性を高めるための提案を行います。

プログラミングコードの生成

自然言語で「○○の機能をもつコードを作って」と入力すれば、生成AIが自動でプログラミングコードを生成します。

プログラミング初心者でも生成AIを使えば、基本的なコード生成が可能です

プログラマーにとっても、一からコードを生成する手間を省き、生成AIが作ったコードを修正・補完するだけで済むため、生産性が大幅に向上します。

さらに、生成AIはバグの検出や修正提案、エラー解析も行えるため、開発作業の質を高めながら時間短縮にも貢献できるでしょう。

学習ツールとして使うこともでき、コードの構造や書き方を学びたい人におすすめです。

生成AIを仕事で活用すべき理由4選

仕事に生成AIを導入すべき理由を以下4点に焦点をあてて解説します。

• 業務効率・生産性が向上する
• 業務負担の軽減につながる
• 人件費などコスト削減できる
• 新しいアイデアを創出できる

業務効率・生産性が向上する

生成AIの自動化機能により、従来は多くの時間を要していたコンテンツ制作や資料作成、問い合わせ対応などを大幅に効率化することが可能です。

例えば、生成AIはブログ記事やマーケティングコンテンツの文章を自動生成できるため、ライターの手作業を削減します。

また、画像やデザインも生成AIで自動作成できるため、デザイナーはより創造的な作業に集中できるでしょう。

生成AIの技術活用により、生産性向上とコスト削減という大きなメリットが得られます。

業務負担の軽減につながる

人的資源を必要とする作業の一部を生成AIで自動化できることは、業務負担の軽減や人員不足の解消に繋がります。

少子高齢化が進む日本において、労働力不足は深刻な課題。

内閣府の『人口減少と少子高齢化』によると、2065年には65歳以上の老年人口が約4割に達する一方、15〜64歳の生産年齢人口は約2,900万人に減少する見通しです。

生成AIは、定型的・反復的な業務を効率的にこなすことができるため、従業員はより高度な業務に集中できるでしょう。

また、チャットボットや自動応答システムの活用により、24時間体制でのカスタマーサービスセンターも実現可能です。

人件費などコスト削減できる

生成AIの導入により、工数削減とともに人件費などのコスト削減も可能になります。

生成AIは人間に比べて圧倒的なスピードで業務をこなせるため、手間や時間を削減でき、より効率的な働き方が実現するでしょう。

また、新たな人材を採用、教育する必要がなくなる点も大きなメリット。

さらに、生成AIの多くは操作性が高く、専門的なスキルがなくても扱えるため、導入時のトレーニングコストも抑えられます。

浮いたコストはほかの施策やプロジェクトに有効活用できるでしょう。

新しいアイデアを創出できる

生成AIは、学習した膨大な情報を組み合わせることで、一人では思いつかないような新しいアイデアを提案してくれます。

商品・サービスの紹介文や企画書、キャッチコピーの作成などにおいて、生成AIは斬新な発想の試案を提供するでしょう。

人間の思考と組み合わせることで、より革新的な企画や製品開発へと繋がる可能性が広がります。

発想の引き出しとして生成AIを活用することで、よりクリエイティブな業務が可能になるでしょう。

生成AIを仕事で活用する際の3つの注意点

生成AIは、業務の効率化や生産性向上に大きく貢献する一方で、仕事に活用する際には注意すべきポイントもあります。

特に以下の3点には十分な配慮が必要です。

• 機密情報の漏洩リスク
• 著作権などの問題に触れるリスク
• 誤った情報（ハルシネーション）が生成される可能性

機密情報の漏洩リスク

生成AIを仕事で使う際に最も注意すべきは、機密情報の漏洩リスクです。

AIを業務に活用する際に、社内データを入力する機会は多くありますが、その情報が生成AIの学習データに利用される仕組みの場合、ほかのユーザーに自社や顧客の機密情報が流出してしまう危険性があります。

特にクラウド上で動作する生成AIでは、どの情報を入力してよいかの明確なルールを定めましょう。

企業によっては「社内情報は使用可能、機密情報は使用不可」など、運用ルールを設けることでリスク回避を図っています。

適切な線引きとセキュリティ対策を行わなければ、企業の信頼性や存続にもかかわる事態になりかねないでしょう。

著作権などの問題に触れるリスク

生成AIが出力する文章や画像には、著作権や肖像権を侵害するリスクも潜んでいます。

生成AIが学習したデータには、WEB上の文章・小説・画像・音楽などが含まれていることが多く、それに類似したコンテンツを生成した場合、意図せずとも権利侵害にあたる可能性があるでしょう。

例えば、画像生成AIが商標登録済みのロゴに酷似した画像を出力した場合、権利者から損害賠償請求や差止請求を受けるリスクもあります。

誤った情報（ハルシネーション）が生成される可能性

生成AIが事実に基づかない誤情報を出力する「ハルシネーション」と呼ばれる現象に注意が必要です。

ハルシネーションは、生成AIが不完全な情報や誤ったデータに基づいてコンテンツを生成してしまうことにより発生します。

業務資料や社外向け文書に生成AIを活用する場合、生成内容をそのまま使用すると誤情報を含んだまま発信してしまう危険も。

必ず人の目でファクトチェックを行いましょう。

まとめ

以上、生成AIを仕事で活用する具体例8選・生成AIを仕事で活用すべき理由4選・生成AIを仕事で活用する際の注意点3つを紹介し、それぞれ解説しました。

生成AIを業務に取り入れることで、業務時間の短縮・生産性向上・人件費削減などといった多くのメリットが得られます。

一方で、機密情報の漏洩・著作権リスク・誤情報の生成といった注意点もあるため、社内でのルール整備が必要です。

生成AIは、正しく活用すれば業務の質を高め、組織全体の競争力を強化する有力なツールとなるでしょう。