「書類選考に通過して応募先の企業から日程調整のメールが届いたけど、どう返信したらいいの？」と悩んでいませんか？

メールの書き方や返信のタイミングなど、正しいやり方がわからないと不安になりますよね。

どの企業においても面接の日程調整メールの場面では、適切な対応が求められます。

そこで、この記事では面接の日程調整メールの書き方や例文、マナーなどをまとめました。

採用担当者からの印象が悪くならないように、面接の日程調整メールの適切な対応方法を把握しましょう。

日程調整メールの書き方【例文付き】

面接の日程調整メールは、企業から日程を指定されたり、複数の候補日を提案されたり、自ら希望を提示したりと企業によってさまざまです。

そこで、下記5つのシチュエーション別に日程調整メールの書き方を紹介します。

• 提示された日程に返信する場合
• 面接候補日を自分から提示できる場合
• 決定した面接日を変更したい場合
• 提示された日程が合わず再度調整する場合
• 企業から返信がない場合

例文も紹介しているため、就職活動や転職活動をしている方は参考にしてくださいね。

提示された日程に返信する場合

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〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。
田中花子と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日の中から、下記日程を希望させていただきます。

第一希望：△月△日（△）△時〜
第二希望：△月△日（△）△時〜
第三希望：△月△日（△）△時〜

恐れ入りますが、ご調整いただきますよう、何卒よろしくお願いいたします。

—————————————
田中花子
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
住所：
TEL：
mail：
—————————————

応募先企業から提示された日程の中で都合の良い日時を確認して、早めに返信しましょう。

提示された日程が複数ある場合は、自分も同じように複数の希望日程を選択すると担当者が日程調整する際に負担にならず、スムーズに日程を決められます。

面接候補日を自分から提示できる場合

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〇〇株式会社
人事部　〇〇様
お世話になっております。
田中花子と申します。
面接実施のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
希望日程をお送りさせていただきます。
第一希望：△月△日（△）△時〜△時
第二希望：△月△日（△）△時〜△時
第三希望：△月△日（△）△時〜△時
上記日程でご調整いただけますと幸いです。
難しい場合は、改めて別の日程を提示いたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
—————————————
田中花子
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
住所：
TEL：
mail：
—————————————

応募先の企業から希望日時の提示を頼まれた場合は、3つ以上の候補日を提示しましょう。

自分が提示した日程と企業側の都合が合わないことも考慮して、調整が難しい場合はほかの日程を提示する旨を記載すると、より丁寧です。

また、都合のつく時間帯がわかるように「△時〜△時」と記載すると、担当者との行き違いを防げます。

決定した面接日を変更したい場合

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〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。
田中花子と申します。

△月△日（△）△時〜、面接のお約束をしていただいておりましたが、
急用が入ってしまったため、貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
貴重なお時間をいただき、日程調整していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いとは存じますが、再度下記日程で調整していただけませんでしょうか。

第一希望：△月△日（△）△時〜△時
第二希望：△月△日（△）△時〜△時
第三希望：△月△日（△）△時〜△時

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

—————————————
田中花子
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
住所：
TEL：
mail：
—————————————

事情により面接日の都合が悪くなった際は、なるべく早く日程変更の連絡をしてください。

一度決定した日程の変更をお願いするわけなので、必ずお詫びを伝えましょう。

そのうえで、すみやかに日程調整をしてもらえるように、希望の日程を3つ以上提示します。

提示された日程が合わず再度調整する場合

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〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。
田中花子と申します。

この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご連絡いただきました日程について、諸事情によりお伺いすることが難しい状況です。

こちらの都合で大変申し訳ございませんが、以下の日程であればお伺いすることが可能でございます。

第一希望：△月△日（△）△時〜△時
第二希望：△月△日（△）△時〜△時
第三希望：△月△日（△）△時〜△時

お手数おかけして恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

—————————————
田中花子
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
住所：
TEL：
mail：
—————————————

応募先の企業が指定した日程で都合がつかない場合は、まずはお詫びの気持ちを伝え、希望の日程を3つ以上提示しましょう。

希望日を提示する際は、企業から提示された日程に近い日付を選ぶのが無難です。

企業から返信がない場合

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〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。
田中花子と申します。

先日は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご相談いただいておりました面接日程の件、その後いかがでしょうか。

念のため、前回お送りしたメールの内容を再度お送りいたします。

第一希望：△月△日（△）△時〜△時
第二希望：△月△日（△）△時〜△時
第三希望：△月△日（△）△時〜△時

上記日程の中からご検討いただけますと幸いです。
ご調整が難しい場合は、改めて別の日程を提示いたしますのでお申し付けください。

ご多忙の中恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

—————————————
田中花子
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
住所：
TEL：
mail：
—————————————

応募先の企業から返信がない場合は、メールを見落としていないか再度受信ボックスや迷惑メールなどを確認し、返信がないことがわかった時点で再度連絡してみましょう。

ただし、返信を催促するのではなく、あくまでも確認の形でメールを連絡するのがポイントです。

前回送ったメールを再度記載すると、担当者はスムーズに確認できます。

日程調整メールを送る際のマナー

面接日程のメールを送る際に、マナーとして気をつけていただきたいポイントは下記5つ。

• 24時間以内に返信する
• 連絡がきたメールに返信する
• 会社のメールアドレスは使わない
• 署名を忘れずに書く
• お礼の文章を書く

無礼なメールを送って担当者からの印象が悪くなることがないように、日程調整のメールを送る前にマナーを把握しておきましょう。

24時間以内に返信する

面接の日程メールへの返信は遅くても24時間以内、かつ営業時間内に送るのがマナーです。

採用選考は複数の志望者と同時並行で進行しており、採用担当者はタイトなスケジュールで日々の業務にあたっています。

そのため、自分からの連絡が遅くなればなるほど業務が滞ってしまい、企業側に迷惑がかかってしまいます。

また、面接の希望日や時間が、ほかの学生で先に埋まる可能性もあります。

万が一、すぐに面接の日程を確定できない場合はメールを放置するのではなく、確定できない旨を伝えましょう。

すぐに日程を提示できないことへのお詫びを入れたあとに「〇月〇日までに返信いたします」と、正確な日程がわかる日も伝えることが大切です。

連絡がきたメールに返信する

メールを返信する時は、どのような内容のやりとりをしていたかをお相手が一目で確認できるように、連絡が来たメールにそのまま返信する形で送りましょう。

件名の「Re:」や過去のメールの本文が記載されたままで構いません。

「Re:」と記載されていると件名を見ただけで、一目で「返信メールである」「何に対する返信」なのかがわかります。

ただし、何度もメールを送り合って「Re:」が増えてきた時は、ひとつだけ残して他は削除し、わかりやすい状態にすると丁寧です。

会社のメールアドレスは使わない

在職中に転職活動している場合は、採用担当者とのやりとりに会社のメールアドレスを使ってはいけません。

会社のメールアドレスは、在職中の企業で業務を行う時に使用するものです。

また、応募企業の方に「会社のメールアドレスを使って転職活動するなんて非常識だ」と、マイナスな印象を持たれる可能性もあります。

就職活動の際は、企業の方とやりとりできるメールアドレスを用意しましょう。

署名を忘れずに書く

メールの最後には署名として、名前やメールアドレス、住所、電話番号を忘れずに記載してください。

新卒の就活生は、大学名や学部名などの所属も記載することが大切です。

もしメールに署名が記載されていないと、誰から送られてきたメールなのかを把握できず、担当者に負担をかけてしまいます。

どれだけ本文が短かったとしても、メールを送る時は毎回署名を記載しましょう。

お礼の文章を書く

メールを送る際は、お礼も入れると丁寧で礼儀正しい印象を持ってもらえる可能性が高くなります。

例えば「選考通過のご連絡をいただきありがとうございます」「面接日程の調整をしていただきありがとうございます」と、状況に応じて感謝の気持ちを伝えましょう。

関連記事：面接のお礼メールはいらない？例文やメールを送るタイミング等をご紹介

面接の日程調整に関するQ&A

Q.面接を辞退したい場合はどうすればいいですか？

ほかの企業で内定が出るなどして面接を辞退したい場合は、面接を辞退する旨の連絡を必ず入れてください。

決まった際はなるべく早く伝えることが大切です。

面接辞退の連絡を早めにすると、自分がキャンセルした時間にほかの学生との面接を入れるなどして有効活用できます。

辞退と伝えるのが気まずいからといって、音信不通になってはいけません。

関連記事：面接のドタキャンはNG！辞退する方法をメール・電話の例文付きで紹介！

Q.面接の日程が確定したらどうすればいいですか？

面接の日程が確定した時は、まずは日程が決まったことへのお礼を伝えます。

続いて確定した日程を記載して、問題ないことと正しい日時を把握していることを伝え、相手が再確認できるようにしておきましょう。

メールの始まりと終わりの内容は、先ほど紹介している例文と同じで構いません。

本題の部分は、下記の例文を参考にしてください。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただきました日時に貴社にお伺いいたします。

△月△日（△）△時〜△時

面接の機会をいただきましたこと、大変感謝しております。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

Q.送られてきたメールに「CC:」がある場合はどうすればいいですか？

企業から送られてきたメールにCCがある場合は、CCの宛先はそのまま残して返信します。

ただし、返信メールの本文に記載する宛名は、toのメールアドレスの持ち主である採用担当者だけで構いません。

関連記事：就活の電話マナーを紹介！電話の掛け方・折り返し方の例文付き

まとめ

面接の日程メールの書き方や例文、マナーを紹介しました。

日程調整の返信メールで失礼なことがあると、採用担当者からの印象がマイナスになるかもしれません。

就職活動や転職活動で後悔することがないように、基本的なメールのマナーを身につけて、応募先の企業に好印象を持ってもらえるようにしましょう。

面接の日程調整メールの例文をシチュエーション別に紹介しているため、必要に応じてご活用ください。

関連記事：新卒の面接マナーを紹介！気を付けるべき点や礼儀、服装・髪型についても解説