就職活動を進める中で「思っていたイメージと違うかも」と感じたり、やむを得ない事情があったりして面接を辞退しようと悩んでいませんか？

面接を辞退する際、いつどのように連絡しようか迷いますよね。

「せっかく面接の機会をもらったのに申し訳ない」「辞退理由は伝えるべき？」などと考えていると、不安になるでしょう。

面接を辞退する際は、誠意を持って速やかに連絡すれば問題ありません。

この記事では、面接をドタキャンするのがNGな理由や辞退する際の連絡方法、連絡するタイミングなどを紹介します。

例文もまとめているため、これから面接辞退の連絡をしようとしている方は、ぜひ参考にしてください。

面接をドタキャンするのはNG

面接をドタキャンすると、印象が悪くなるため要注意です。

就活では面接日程はあらかじめ決められており、採用担当者は面接者のためにスケジュールを確保しています。

そこでドタキャンすると相手の時間を奪うことになり、企業にも迷惑がかかります。

逆の立場で考えて、企業と面接の約束をしていたのに当日になってキャンセルになると、良い気持ちはしないはず。

迷惑をかけるだけでなく、不採用にも繋がるため、身内の不幸や感染症などの特別な事情がない限りドタキャンはNGです。

連絡しないのもNG

面接のドタキャンはもちろんのこと、辞退の連絡をせずにほったらかしにすることはもっとNGです。

もし企業から採用の連絡をする日を伝えられていたにもかかわらず、当日の夕方をすぎても一向に連絡が来なかったら不安になりますよね。

企業側に多大な迷惑がかかることを考えて、面接を辞退する際は連絡を入れるのが最低限のマナーです。

面接を辞退したい場合

面接を辞退したい際の連絡方法や伝える内容を、4つのシーン別で紹介します。

面接を辞退すると企業に迷惑がかかることもありますが、きちんと伝えればマイナスな印象にならずに済む場合もあります。

どう伝えたらいいのか不安な場合は、参考にしてくださいね。

他社で内定をもらった場合

他社から内定をもらい、面接や内定を辞退したい場合は、正直に理由を伝えましょう。

企業に迷惑をかけるのではないかと思って過度に謝るのではなく、十分に検討した結果であることを簡潔に伝えることが大切です。

内定を辞退することに後ろめたい気持ちになる必要はありません。

下記例文のように、採用担当者には他社から内定を受けた事実とともに、お詫びの気持ちを伝えてくださいね。

例文

別の企業から内定をいただき、自分の将来性や適性を考えた結果、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
ご多忙のところお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。

条件と合わなかった場合

面接を重ねて企業について理解を深めた結果、条件が合わないことに気付き、面接や内定を辞退するケースもあります。

その際は、採用担当者には面接していただいたことへの感謝の気持ちと、条件面で合わない部分があったことを簡潔に伝えましょう。

落ち着いた声のトーンを意識して、内定辞退に対する申し訳ない気持ちを前面に出しつつ、自分の思いを伝えることが大切です。

なお、万が一企業側の条件に不満に感じる部分があったとしても、不平不満は胸のうちに秘めて個人的な感情を含まずに述べるのがベターです。

例文

面接で貴社の仕事内容をお聞きする中で、選考前に思い描いていたイメージと異なる部分があり、自分の能力では難しいと感じました。
せっかく面接のお時間を割いていただいたのにもかかわらず、申し訳ございません。

家庭事情の場合

家族の体調悪化や介護など家庭の事情で内定を申し出る際は、話せる範囲で正直に理由を伝えましょう。

また、家族からの反対など企業には伝えにくい事情で辞退する場合は、「一身上の都合で内定を辞退したい」と伝えても構いません。

理由が家庭の事情だと公私混同しているのではないかと不安に思う方がいるかもしれませんが、企業側も無理に働かせたいとは考えていないはず。

ただし、自身の事情で辞退するため、謝罪の言葉と面接の機会をいただいた感謝の気持ちとともに内定辞退を申し出ることが大切です。

例文

父が倒れて介護が必要になってしまい、実家に戻ることになりました。
実家から貴社へは通勤できる距離ではないため入社するのが難しく、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

病欠の場合

応募者自身の病気や入院などで、面接当日や前日に辞退の連絡を行う場合は、メールではなく電話で伝えるのが基本マナーです。

企業は面接に向けて事前に準備しているため、直前にキャンセルする場合は謝罪の気持ちと、体調不良によりキャンセルしなければならない事情をきちんと伝えましょう。

もし面接の日程を変更してもらえる場合は、電話で体調不良のため日程変更を希望する旨を伝え、そのあとはメールで再度お礼と謝罪を伝えます。

口頭だけでは面接日時を聞き間違える可能性があるため、変更後の面接日時をメールに残しておくと確認の意味でも効果的です。

例文

流行り病により体調を崩しておりまして、当日に面接に伺うことができなくなってしまいました。
大変恐縮ながら、〇月〇日の面接をキャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。
もし可能でしたら、改めて面接の機会をいただけませんでしょうか。

辞退を連絡するタイミング

面接を辞退する際は、必ず事前に連絡することが重要です。

企業側になるべくマイナスな印象を持たれないようにするために、面接辞退を連絡する際の適切なタイミングで行いましょう。

原則前日までに連絡する

面接辞退の連絡をする際は、原則前日までに連絡することが大切です。

ただし、企業の採用担当者は1日に何人もの就活生と面接日時の調整を行っており、前もってスケジュールを空けているため、前日でも迷惑をかけるかもしれません。

前日になって予定に穴が開くと、新たにほかの予定を入れて穴埋めするのが難しい可能性もあります。

したがって、採用担当者にも迷惑をかけなくて済むように、なるべく面接辞退が決まった時点で連絡しましょう。

面接辞退の連絡は基本的にメールと電話のどちらでもかまいません。

ただし、連絡するのが前日の午後になってしまった場合は、確実に相手に伝えられるように電話を選んだ方が無難です。

もし面接辞退が決まったのが夜だった場合は、夜にメールで辞退する旨とお詫びの言葉を伝えたうえで、さらに当日の午前中に電話を入れましょう。

メールの例文

明日14時より御社で面接の予定を賜っておりましたが、一身上の都合により伺うことができなくなってしまいました。
前日のご連絡になってしまい大変申し訳ございません。

やむを得ない場合は当日でOKだが必ず電話で連絡する

病欠や家庭の事情などでやむを得ない場合は当日の連絡になっても構いませんが、その際は必ず電話を入れましょう。

連絡を入れる際は、当日欠席をする理由や謝罪の言葉を伝えてください。

また、メールで面接辞退の連絡をすると、面接の約束をしていた時間までに気付いてもらえない可能性があります。

もし気付いてもらえなかった場合は、無断欠勤扱いとなります。

必ず企業に電話をして、採用担当者に引き継いでもらったあとは、下記のように伝えましょう。

電話の例文

本日14時より面接を予定しておりましたが、体調不良のため今回の面接は辞退させていただきたくご連絡をいたしました。
貴重なお時間を頂戴していたにもかかわらず、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

辞退を伝える際のポイント

面接辞退を伝える際の3つのポイントは、下記の通りです。

• 辞退したい時点ですぐに連絡
• 謝罪をする
• 辞退理由は一身上の都合でも問題ない

マナーを守った伝え方をして、企業からマイナスな印象を持たれない振る舞いをしましょう。

辞退をしたい時点ですぐに連絡

面接辞退の連絡は、基本的に前日までに連絡しなければなりません。

ドタキャンはもってのほかです。

ほかの企業から内定をもらったり、条件が合わなかったりして事前に面接辞退が決まっている場合は、わかった時点で連絡しましょう。

企業側は前もってスケジュールを組んでいるため、連絡が早ければ早いほど迷惑をかける可能性も低くなります。

もし連絡するのが遅くなると、時間帯によってはドタキャン同様に迷惑がかかるため、辞退を決めたらすみやかに電話しましょう。

謝罪をする

面接辞退は、企業側もスケジュールを確保している以上、どれだけ早く連絡を入れても迷惑はかかるため、謝罪を伝えることが大切です。

面接を辞退する理由はさまざまですが、いかなる理由であっても企業のことを悪く言わずに誠意を込めて謝罪しましょう。

電話で伝える際は、声のトーンを下げて、いつも以上に丁寧な言葉遣いで「選考に貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、申し訳ございません。」と伝えると誠意が伝わりやすくなります。

辞退理由は一身上の都合でも問題ない

面接を辞退する際の理由は、一身上の都合で問題ありません。

正直に理由を話すことは大切ですが、企業によっては失礼になってしまう可能性があります。

マイナスな印象を与えそうな理由の場合は特に、正直に理由を伝える必要はありません。

一身上の都合と伝えれば、企業は理由について特に深く追求してこないでしょう。

面接を辞退する旨をはっきりと伝えて、理由については正直に伝えたり、一身上の都合と伝えたりして必要に応じて使い分けてください。

関連記事：面接の日程調整メールの書き方【例文付き】を解説！メールのマナーも紹介

まとめ

面接を辞退する際は、必ず事前に連絡を入れることが大切です。

企業になるべく迷惑をかけないようにして、自分の誠意が伝わるように下記5つのポイントに気をつけましょう。

• 面接のドタキャンはNG
• 面接辞退の連絡をする際は辞退理由と感謝の気持ち、お詫びの言葉を伝える
• 辞退が決まった時点で、前日までに企業に連絡をする
• メール・電話のどちらでもよいが、当日の連絡は電話一択
• 正直に理由を伝えられない場合は一身上の都合と伝えて問題なし

連絡を入れる際は、辞退する理由と選考の機会をいただいたお礼、面接辞退に対する謝罪の言葉を伝えることが大切です。

事前に連絡する場合はメールでも構いませんが、当日に連絡する際は電話を入れるのがマナーです。

また、やむを得ない事情でキャンセルし、日程変更をしてもらいたい場合は、採用担当者に伝えて再度日程を調整してもらいましょう。

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